בעת נקיונות הסופ"ש מצאתי עצמי מוצא המון ניירת חשובה שכוללת, ניירות אחריות, ניירות משכורת וקבלות שונות.

רציתי לדעת איך אתם ממליצים או מסדרים את כל הניירת אצלכם.

שמעתי על שתי שיטות פשוטות כאשר אחת מהם אני מיישם באופן חלקי-

1) תיקייה עם כל הניירת מחולקת לפי שנים ונושאים.

2) סריקת המסמכים למחשב ושימורם בצורה יותר טובה לאורך זמן. מאפשר גישה יותר פשוטה למסמכים אם נותנים להם שם טוב.

ולמעשה גם אפשר לשלב בין השתיים וזה דרך האולטמטיבית(?) להבנתי.

האם יש דרך שונה? יותר פשוטה וקלה?

רשמו את הדרך בה אתם שומרים על סדר בניירת..

סריקה נשמע כמו פתרון נחמד, אבל למישהו שאין לו כוח לסדר את המסמכים למה שיהיה כוח לסרוק אותם?

הכי פשוט זה קלסר משרדי גדול, עם חוצצים. זה מה שאני עושה לפחות.

זה עניין של העדפה, אבל מה שכתבת הן שתי שיטות פשוטות ליישום ונוחות לתחזוקה.

1. קלסר גדול מחולק בעזרת חוצצים (או מספר קלסרים/תיקיות קטנים). כל חוצץ לכל סוג מסמך (משכורת, תעודות אחריות וכו'). כאשר יש מסמכים שלא ניצן לחורר ולהכניס לקלסר אפשר למצוא דרכים יצירתיות להוסיף אותו (להצמיד לדף נייר רגיל, שמרדף וכו').

כל זה תלוי בסוג המסמכים. עם עיקר המסמכים הם קבלות שמודפסות על נייר תרמי אפשר לצלם אותן ולהצמיד את המקור (שדוהה עם הזמן) לעותק מצולם ואותו לתייק. יש גם כאלה שיש להם קופסה שלתוכה הם זורקים את כל הקבלות מהסוג הזה.

את הקלסרים/קופסה צריך לאחסן במקום מסודר. ארונית מסמכים לדוגמה, כך שהכל יהיה מרוכז במקום אחד ומוגן יחסית.

2. שיטה ממוחשת, סריקת כל המסמכים ותיוקם בסדר היררכי בתיקיות המחשב. סדר היררכי נבון, תבנית שם מתאימה למסמכים ושימוש בנתוני מטא עוזרים מאוד בחיפוש מהיר ומדויק שלאחר מכן. יש גם תוכנות ייעודיות לארגון ניירת, כגון Paperport (ודרך אחת חלופית להשיג פונקציונליות דומה בעזרת כלים חינמיים http://www.lehsys.com/2010/03/finding-an-alternative-to-paperport-12/), רק שהן די יקרות ויותר מיועדות לעבודה משרדית, אך אין מניעה להשתמש בהן גם בסביבה ביתית (רק שלדעתי זה אולי מיותר). כך או כך, לא לשכוח לבצע גיבוי של הנתונים.

עריכה: Mr.Pepo הקדים אותי

למעשה עד לא מזמן הייתי זורק את כל הניירת לקופסת נעליים בגודל A4 ואז ככה זורק גם את כל הספרוניי הוראות ממוצרים שרכשתי לאורך השנים. הבעיה היא שזה בלגן ואם אתה רוצה להוציא משהו מהתחתית זה סרט ולכן עם הזמן אני מנסה לעבור לתיקייה (פיזית).

תשים בהרמוניקה (קלסר עם תאים)

הכי פשוט זה קלסר משרדי גדול, עם חוצצים. זה מה שאני עושה לפחות.

קלסר בשביל תלושי משכורת,ועוד אחד בשביל חשבונות הבית (חשמל,ארנונה,ביוב ומים,טלפון וכו')

כל דף וחשבונית בתור ניילון ייעודי (שמרדף)

אני מסדר את כל המסמכים החשובים שלי בתוך מגרסה.

אחרי שיש לך טופס 106 אין צורך לשמור תלושי משכורת

איפה שאפשר עברתי לחשבונית במייל - כרגע סלקום ובזק בינלאומי

כל השאר זרוק במגירה עד שיגיע יומו..

איפה שאפשר עברתי לחשבונית במייל - כרגע סלקום ובזק בינלאומי

כנ"ל +אני מגבה תקופתית את המייל (ג'ימייל) לכונן הגיבוי הייעודי במחשב.

השאר בקלסר עם ניילונים.

אצלי זה בעיה בדברים הללו..

אחרי החשבונית/תעודת אחריות שאני מקבל או כל דבר דומה אחר אני אומר לעצמי "מעכשיו אני אתחיל לסדר" , אך הבעיה שאני מתלהב מהמוצר שקיבלתי והתעודת אחריות נשכחת איפשהו באיזה מגירה שלא תיפתח עוד כמה שנים..

יש לי מין מתקן כזה עם מגירות למסמכים שקניתי מאיקאה ואני שם על השולחן, מדי פעם כשהוא מתמלא אני ממיין את הכל לתיקיות לפי נושאים.

אני מסדר את כל המסמכים החשובים שלי בתוך מגרסה.

:lol:

יש שיטה מוצלחת לתיוק משרדי

קוראים לזה תיוק צרפתי, תיוק בפח האשפה, תיוק ורטיקלי

אם הנושא מספיק חשוב אז עד סוף היום מישהו ירצה אותו והוא עדיין יהיה בפח.

אם עבר יום אז כנראה שהוא לא מספיק חשוב..

שאלה טובה. כך אני מתנהל: יש לי 4 צורות של ניהול:

1) חשבונות שוטפים: במגירה בארון יש לי דפי ניילון וכל אחד מיועד לספק נפרד, למשל חשבון טלפון, סלולרי, אינטרנט, כרטיסי אשראי. אין שום צורך להסתבך או לשים מסמכים בפינה ורק כשיש ערימה לסדר. פשוט בכל פעם שאני מקבל מסמך אני שם אותו בניילון המתאים. כך זה גם נשמר באופן טבעי לפי סדר כרונולוגי. היתרון כאן הוא הנגישות הגבוהה למסמכים.

2) כשאני מקבל את החשבוניות של דצמבר אני מתייק את הניילונים כמו שהם לקלסר ומתחיל לשמור מחדש. בצורה הזאת אין צורך לחשוב או לשבור את הראש. כל ניילון מכיל מסמכים של ספק נפרד במשך שנה בודדת. בקלסר גדול (לא טבעות) יש המון מקום ואפשר להניח אותו במקום מרוחק בארון ולשכוח מקיומו.

3) בנוסף יש לי קלסר נפרד לבנקים (יש לי 3 חשבונות) שאיתו דווקא כן מתעסק. פעם ברבעון אני מחליף מסמכים שהתיישנו (למשל הודעות על ניירות ערך, דיבידנדים) כיוון שבכל חודש הם משתנים ומאבדים מחשיבותם. בסופו של דבר אני שומר בקלסר הבנקים את ריכוז הפעולות הרבעוני ודו"ח עמלות רבעוני. זה כל מה שצריך לשמור מהבנקים.

4) מסמכים אחרים אני שומר בקלסר נפרד. כאן אני שומר גם מכתבים שונים ותעודות אחריות יחד עם החשבונית (חשוב מאוד), חשבוניות מוסך (ואם אין חשבונית כי משלמים בשחור אני כותב בכתב יד למעקב אישי), ביטוח לאומי, מסמכים רפואיים, מכון כושר, אישורי לימודים ותשלומים וכל דבר אחר שלא קשור לחשבוניות שוטפות או בנקים. כולם מאורגנים בדפי ניילון.

אגב סריקה לא ממש טובה כי אם יהיה בירור יכולים להגיד שמסמך מחשב אפשר לזייף. קח זאת בחשבון.

אחרי שיש לך טופס 106 אין צורך לשמור תלושי משכורת

היה כתבה לא מזמן בוואיינט על זה ואאל"ט נכתב שם או בתגובות שצריך לשמור את התלושים כי יש שם פירוט מפורט של הורדות שלא נרשמות ב-106.

יש שיטה מוצלחת לתיוק משרדי

קוראים לזה תיוק צרפתי, תיוק בפח האשפה, תיוק ורטיקלי

אם הנושא מספיק חשוב אז עד סוף היום מישהו ירצה אותו והוא עדיין יהיה בפח.

אם עבר יום אז כנראה שהוא לא מספיק חשוב..

לא הבנתי כלום. סדר במסמכים אישיים דומה מאוד לבעיות של אנשים שלא יודעים להתנהל פיננסית בעסקים. אי אפשר להתעלם ממסמכים כי יכולים לדרוש ממך לשלם שוב ואז לך תוכיח ששילמת. חשוב שיהיה תחיעוד גם למקרה של בירור אחר ובמיוחד ביטוח לאומי.