Office 2007 – המשך
ומה חדש ב-Excel?
Excel, שהינו כלי שימושי ביותר בניתוח נתונים, היה עד היום יחד עם זאת כלי מסובך להחריד. אם כפי שסיפרנו לכם, המטרה הייתה להפוך את תוכנות האופיס לנגישות יותר, הדבר לא פסח על Excel.
טבלאות Excel מהוות קלט לתוכנה, אך ערכן ככלי לניתוח נתונים למשתמש הוא נמוך, ולשם כך נועדו הגרפים, הלא כן? אז זהו, שלא. מעתה יהיה ניתן במספר מניפולציות פשוטות שלוקחות שניות ספורות, להגדיר ל-Excel לצבוע מידע בעמודה מסוימת על פי ערכים – אם מדובר בצביעה המדמה חיווי התקדמות (Progress Bar), או בצביעת התא בסקאלה מירוק לאדום. אין צורך להגדיר לתוכנה מאלו ערכים עד אלו ערכים משבצת תקבל צבע מסוים, Excel יעשה זאת לבד.
הטבלה שלכם מכילה מידע יבש ודו מימדי? אתם זקוקים למיון חוזר על פי ערכים אחרים? לשם כך נוצרו טבלאות ציר, טבלאות שמעבדות מידע בשלושה צירים, כלי שעד עתה היה בשימוש של אנליסטים בלבד.
פונקציה זו תשתמש בנתונים יבשים מטבלה שכתבתם, ותערוך אותם מחדש, וכך תינתן האופציה לסנן את הנתונים לפי קטגוריות.
כלומר, אם אתה מנהל עבודה וזקוק לדעת מי מהעובדים שלך מכר הכי הרבה, אבל בקטגוריה ספציפית, מעתה תוכל להשתמש בטבלאות ציר בכדי לדעת מי מאנשי השיווק שלך התעצל, ובאיזו מחלקה בדיוק.
ומה לגבי נוסחאות מסורבלות? B4+B2*A3… רגע, זה היה D8? מעתה, ניתן להשתמש בטקסט עברי פשוט, המופיע בראש העמודה כחלק מהנוסחה – דבר שיפשט את תהליך עיבוד המידע לאלו מאיתנו שמתקשים בהבנת קואורדינאטות.
ו-Outlook?
השיפור העיקרי שבוצע בתוכנת ה-Outlook הוא ביכולות הטיפול במשימות. ב-2007 Outlook ניתן יהיה לסמן מייל כך שיהפוך למשימה שאמורה להתבצע, לסמנו בדגל המקנה לו דרגת דחיפות ותאריך יעד, במספר פעולות אוטומטיות.
לוח הזמנים שאליו תזינו את המשימות אותן אתם אמורים לבצע הופך גם הוא לכלי חכם יותר, שיעקוב אחר ביצוע המשימות שקבעתם, יעזור לכם בתכנון "שעות חלון", ויתאם עבורכם פגישות לפי הזמן הפנוי של האנשים איתם אתם אמורים להיפגש.
לדוגמא, חבר שלח לכם מייל ובו הוא מבקש להיפגש ולדון בנושא הזדמנות עסקית. המייל שנשלח יהפוך למשימה על פי רמת הדחיפות. הלו"ז שלו – שישלח גם כן בהודעת מייל (דבר הניתן לביצוע ע"י פקודה פשוטה), יכול להיות מוצג בחפיפה ללו"ז שלכם, וכך תוכלו לתאם שעה פנויה לשניכם להיפגש.
במידה ולא נפגשתם, המשימה שלא בוצעה תועבר מיום ליום, ויינתן לה דגל דחיפות בהתאם.
כלי חביב נוסף ב-Outlook החדש, הוא תצוגה של קבצים מוספים למייל (Attachments) בלחיצת כפתור, בתוך חלון התוכנה וללא צורך בפתיחת תוכנה נוספת. הכלי יופעל רק לנמענים להם נתתם הכשר מטעמי אבטחה, ולא יתאפשר לתוכן וובי (מרשת האינטרנט).
נקודה כואבת עבור כל אחד מכם שיש לו תיבת אי-מייל טפוחה במיוחד הוא חיפוש. גוגל אומנם הביאו את בשורת החיפוש הנוח ללא צורך במיון בתוך תיבת ה-Gmail שלכם, אך מיקרוסופט לא נותרה חייבת. המעבר לטכנולוגיית XML מאפשר חיפוש מהיר, סינון על ידי מילות מפתח, ומיון על פי מספר קריטריונים, תוך שבריר שנייה – וזאת בתוך גיגה-בייטים של מידע.
ולבסוף, הודעה משמחת לכל המרססים שבכם, תוכנת ה-Outlook החדשה תהיה בעלת יכולות RSS מובנות (ועל כך יש לומר "טוב מאוחר מאשר אף פעם").
יתרונות ה-XML:
כפי שראיתם, השימוש ב-XML מאפשר למיקרוסופט ליצור כלים נוחים יותר למשתמש הקצה, בין אם מדובר בסטודנט, מזכירה, או איש שיווק.
מעבר לכך, ל-XML קיימים יתרונות נוספים, שהופכים לקריטיים בספקטרום הרחב יותר של תאגידים גדולים. טכנולוגיית ה-XML מאפשרת עדכון בזמן אמת של נתונים רוחביים, כלומר – אם השתמשתם בנתונים עסקיים שנמצאים בדו"ח על מנת ליצור מצגת, אך הדו"ח שנכתב ב-Excel השתנה, מצגת ה-PowerPoint תשתנה בעקבותיו.
יתרון נוסף של טכנולוגיה זו הוא הפחתה בגודל הקבצים – היות וכל הגרפיקה וממתקי העיניים הם מידע ווקטורי, גודל הקבצים הופחת ב-50-70% הודות לכיווץ יעיל. כידוע, הקבצים המנופחים של תוכנות אופיס היוו מטרה נוחה למבקרים במשך השנים, ואולי כעת בעיה נושנה זו תגיע לפתרון.
אבל מה עם האופיס שכבר יש לי?
חלקכם בוודאי שואלים את עצמכם כעת "אבל אם מבנה הקבצים שונה באופן כל כך פונדמנטלי, מה לגבי תאימות לאחור?".
מבחינה זו הסירו דאגה מלבכם – Office 2007 יהיה מסוגל להפעיל כל קובץ שנוצר על ידי כל גרסא של התוכנה בעבר, כלומר התאימות לאחור היא מלאה.
אך מעבר לכך – עדכוני תוכנות חינמיים יהיו זמינים החל מ-Office 2000 ומעלה, שיאפשרו לתוכנות אלו לפתוח את הקבצים מבוססי ה-XML שנוצרו על ידי גרסא 2007, אך גם ליצור קבצים חדשים המבוססים על טכנולוגיה זו.
לסיכום, נראה כי לכל מקטרגי מיקרוסופט צפויה עבודה קשה לקראת צאת Office 2007 בתחילת השנה הבאה (בד בבד עם Windows Vista), כי לפי כל מה שראינו –למרות היות התוכנה בגרסת בטא – ובניגוד לגרסאות קודמות, השיפור בגרסא הבאה יהיה מאוד מוחשי ומאוד שימושי, תוך כדי מתן מענה לבעיות שליוו את התוכנה לאורך השנים.
