היקף המידע הנכנס לעסק עולה בהדרגה בכל יום. כמות אינסופית של מסמכים שיש לתייק, קלסרים אשר הולכים ונערמים על מדפי החברה ועובדים אשר מתקשים למצוא את מבוקשם.
האם ישנה דרך להפוך את המצב ליעיל יותר ולהיפתר מן הניירת העודפת?
התשובה היא כן. לאחרונה החלו להופיע חברות אשר מספקות פתרון אלקטרוני מתקדם לתיוק, קיטלוג וסריקה של מסמכים. ארכיב דיגיטלי זה מצטרף לשירותים מתקדמים נוספים כמו חתימות אלקטרוניות, הדפסת צ'קים, החתמה על משטחים דיגיטליים, מערכת זיהוי אופטי, מערכת ממוחשבת לקליטת צ'קים ועוד. אם כל הדברים הנ"ל נשמעים לכם כמו סינית - הגיע הזמן לעשות סדר בעניין.
נייר זה פאסה!
ארכיון דיגיטלי יאפשר לכם לשלוף כל מסמך בלחיצת כפתור. התהליך אשר קורה בפועל הוא כי כל טופס אשר מופק על ידי המשרד או מתקבל במשרד נסרק למחשב ומקוטלג בארכיון מסוים. מיון המסמכים והעברתם למחשב תאפשר הן שליפה מהירה, הן זמינות לשליחה במייל והן הדפסה מידית.
טפסים אשר הופקו על ידי המשרד יסומנו בברקוד ייעודי. לאחר שהלקוח חתם על המסמך והוחזר למשרד הוא יקוטלג במחשב לפי הפרמטרים של הברקוד הייעודי המציין היקף הזמנה, תאריך, שם הלקוח וכדומה.
כיצד יכול הלקוח לחתום ללא שימוש בנייר?
לצורך כך נוצרה החתימה הדיגיטלית. החתימה הדיגיטלית הינה כבילה משפטית ומשחררת את הארגון מן הצורך לשמור מסמכים בארכיון במשך 7 שנים. הדבר חוסך מקום אכסון, זמן מיותר המבוזבז על תיוק וכמובן שומר על הסביבה עקב אי שימוש בדפים.
קצת על חשבונית ירוקה
כל עסק זקוק לחשבוניות לצורך דיווח למס הכנסה ומס ערך מוסף. חשבונית המס בעצם מייצגת את הדרישה שלנו לתשלום מהלקוח לאחר שנתנו לו שירות כלשהו. חשבונית זו מהווה את הבסיס לרישום ההכנסות ויכולה להיות מופקת על ידי עוסק מורשה בלבד.
חשבונית ממוחשבת או חשבונית דיגיטלית הינה מסמך דומה לחשבונית המס. חשבונית דיגיטלית זו משמשת בתור חשבונית מס מקור. חשוב להדגיש כי המייל המקורי בלבד נחשב למקור וכל הדפסה של המייל נחשבת להעתק, לכן יש לשמור את המייל 7 שנים ממש כפי שהייתם שומרים חשבונית נייר.
כך, במקום לאגור אינספור חשבוניות נייר בתיקיה מבולגנת - ניתן לשמור אותן במאגר ממחושב אשר מאפשר קיטלוג וחיפוש מהיר של החשבונית הדרושה.
לא עוצרים בירוק
נראה כי הנהלת החשבונות של העסק קיבלה פן שונה ומתקדם בשנים האחרונות, דבר אשר מייעל את הליך העבודה, יוצר סדר ושומר על איכות הסביבה מפני בזבוז נייר מיותר. אך הדברים לא מסתכמים רק ביצירת ארכיון דיגיטלי או שליחת חשבוניות במייל. כיום ישנם שירותים פופולריים רבים נוספים כגון:
- צ'קים דיגיטליים - הפקת המחאות דרך תוכנה ייעודית תוך עמידה בכל התקנים הבנקאיים.
- התממשקות מלאה לתוכנות ניהול חשבונות ו-ERP להזמנת מסמכים, ביעורם והוצאת דוחות פיננסיים.
- החתמת לקוחות על משטחים דיגיטליים - חוסך בנייר ויעיל במיוחד עבור משרדים או אנשי מכירות.
- מערכת לקליטת וסריקת צ'קים מלקוחות המונעת טעויות הקלדה וחוסכת זמן הקלדה.
הרשימה הנ"ל הינה רק חלק מהשירותים המתקדמים אותם תוכלו למצוא בחברת אימאג' טכנולוגיות - סריקה ופתרונות טכנולוגיים חכמים לשיפור תהליכי עבודה.
