האפשרות שיש כיום מישהו על הפלנטה שעובר את היום מבלי להיכנס לגוגל לפחות כמה פעמים נראית מוזרה. האם הוא באמת חלק מהעולם הזה?
כולנו אוהבים את מנוע החיפוש מסיבות שונות, ובעיקר בזכות 2 תכונות עיקריות:
האפשרות לאתר מידע
האפשרות לחזור למידע ולשלוף אותו בכל זמן, מכל מקום, בקלות ובמהירות. גוגל הוא מוצר כל כך ידידותי עד שרובנו מדברים עליו כעל אדם עם אישיות ממשית. בשפת דיבור נהוג לומר: "גוגל אמר ש…", או "גוגל מצא את…" – כך שאנו נוטים לשכוח שמדובר בסך הכל בתוכנת מחשב שעובדת כמו רובוט על בסיס של מילות מפתח.
העיקרון מוכיח את עצמו כיישומי ויעיל גם בתחומים אחרים כמו ב"משרד הדיגיטלי"— סביבת עבודה שבה השימוש בנייר מופחת עד למינימום ההכרחי בלבד. מטרה זו מושגת על ידי המרת כל הניירת העסקית לפורמט דיגיטלי.
חברה שעוברת בהדרגה ל"מצב דיגיטלי" צוברת בסופו של דבר כמויות אדירות של מידע מכל הסוגים: חשבונות, דו"חות, הסכמי שכר, תכתובות, סיכומי פגישות ועוד ועוד. בעזרת תוכנת ניהול מסמכים יכולים עובדי החברה לקבל גישה מהירה למסמכים, ולאחזר אותם. האפשרות לשלוף בפרק זמן קצר ביותר כל סוג של מידע ארגוני, מבוססת על מילות חיפוש שהוקלדו למערכת ניהול – בדיוק כמו בגוגל.
כדי שזה יהיה אפשרי צריך לבצע מספר צעדים:
האפשרות לאתר מידע
האפשרות לחזור למידע ולשלוף אותו בכל זמן, מכל מקום, בקלות ובמהירות. גוגל הוא מוצר כל כך ידידותי עד שרובנו מדברים עליו כעל אדם עם אישיות ממשית. בשפת דיבור נהוג לומר: "גוגל אמר ש…", או "גוגל מצא את…" – כך שאנו נוטים לשכוח שמדובר בסך הכל בתוכנת מחשב שעובדת כמו רובוט על בסיס של מילות מפתח.
העיקרון מוכיח את עצמו כיישומי ויעיל גם בתחומים אחרים כמו ב"משרד הדיגיטלי"— סביבת עבודה שבה השימוש בנייר מופחת עד למינימום ההכרחי בלבד. מטרה זו מושגת על ידי המרת כל הניירת העסקית לפורמט דיגיטלי.
חברה שעוברת בהדרגה ל"מצב דיגיטלי" צוברת בסופו של דבר כמויות אדירות של מידע מכל הסוגים: חשבונות, דו"חות, הסכמי שכר, תכתובות, סיכומי פגישות ועוד ועוד. בעזרת תוכנת ניהול מסמכים יכולים עובדי החברה לקבל גישה מהירה למסמכים, ולאחזר אותם. האפשרות לשלוף בפרק זמן קצר ביותר כל סוג של מידע ארגוני, מבוססת על מילות חיפוש שהוקלדו למערכת ניהול – בדיוק כמו בגוגל.
כדי שזה יהיה אפשרי צריך לבצע מספר צעדים:
- המרת כל הניירת לפורמט דיגיטלי על ידי סריקה – שלב זה נעשה בעזרת מערכות חכמות שבנוסף משלבות את הסריקות ישירות במערכת הממוחשבת.
- התקנת תוכנת ניהול מסמכים – חלק בלתי נפרד מהמשרד הדיגיטלי. תוכנה זו מאפשרת למספר בלתי מוגבל של משתמשים גישה לספריית המסמכים ולאינדקס הדיגיטלי. המערכת גם מספקת הרשאות שונות כדי להגן כראוי על הידע הארגוני.
- התקנת תוכנות משלימות שבעזרתן כל מסמך שנסרק, ללא יוצא מהכלל, מפוענח אוטומטית:
- (Optical Mark Recognition (OMR – מזהה סימנים כתובים בטפסי סקרים או במבדקים ("מבחן אמריקאי") והופכת את הסימון בעט לאות דיגיטלי, ללא צורך בתיווך של קלדנית.
- (Optical Character Recognition (OCR – מפענחת תוכן "סגור" (כמו ב- (PDF וממירה אותו לתוכן "פתוח".
- (Intelligent Character Recognition (ICR – ממירה טקסט בכתב יד, לטקסט מוקלד.
בזבוז זמן? לא כאן!
הטלטלה בכלכלות העולם גורמת לחברות להשתנות בהתאם. בעידן שבו צצים לא מעט משברים גלובליים בלתי צפויים, יותר ויותר חברות שואפות לחסוך ולהתייעל.
ארגונים שנמנעו עד כה מהקונספט של משרד דיגיטלי בגלל חששות מקשיים, מכשולים או בזבוז שעות עבודה יקרות, צריכים להבין שלאורך זמן השקעת המשאבים משתלמת – בוודאות.
החדשות הטובות הן שהטכנולוגיה (מרכיב חשוב שנוגע לכל היבטי העסק) לא מפסיקה להתפתח ומציעה ללא הרף דרכים יותר ויותר מתוחכמות לניהול הידע. ואם עדיין לא השתכנעת, הנה כמה יכולות נוספות של אפליקציות לזיהוי מסמכים:
הטלטלה בכלכלות העולם גורמת לחברות להשתנות בהתאם. בעידן שבו צצים לא מעט משברים גלובליים בלתי צפויים, יותר ויותר חברות שואפות לחסוך ולהתייעל.
ארגונים שנמנעו עד כה מהקונספט של משרד דיגיטלי בגלל חששות מקשיים, מכשולים או בזבוז שעות עבודה יקרות, צריכים להבין שלאורך זמן השקעת המשאבים משתלמת – בוודאות.
החדשות הטובות הן שהטכנולוגיה (מרכיב חשוב שנוגע לכל היבטי העסק) לא מפסיקה להתפתח ומציעה ללא הרף דרכים יותר ויותר מתוחכמות לניהול הידע. ואם עדיין לא השתכנעת, הנה כמה יכולות נוספות של אפליקציות לזיהוי מסמכים:
- זיהוי שאינו מוגבל לספרייה מסוימת, אלא מופעל אוטומטית גם על כל תתי-הספריות תחתיה.
- ביצוע סריקות אוטומטיות על פי פקודה, כמו למשל בכל פעם שפקסים מתקבלים – וכך גם מתויקים אוטומטית בתיקייה, נניח תחת "חוזים".
- שימור מבנה הדף המקורי, כולל טבלאות וגדלי פונטים בפורמט פתוח.
נראה שכיום, עם פיתוחן של טכנולוגיות מתקדמות למשרד הדיגיטלי כבר חשבו על הכל, כך שאין מסמך העומד בפני הרצון (או בפני הטכנולוגיות).
כותב המאמר:
אשר גליקמן, מנכ"ל חברת – MPL חברה העוסקת במערכות ניהול ואחזור מסמכים, וניהול משרד ללא נייר. MPL מתמחה במתן פיתרונות ייחודיים למגזר הפרטי, המוניציפאלי, המוסדי, וההנדסי.