מדריך זה זכה במקום השלישי בתחרות כתיבת המדריכים שלנו שנערכה בחודש שעבר, כל החודש. הזוכה, ז'אן פולקוב, לקח הביתה לוח אם מדגם P7H55-M של חברת ASUS.
הקדמה
בשנים האחרונות, החל מגרסה 2003, נוספה לחבילת האופיס של מיקרוסופט תוכנה בשם InfoPath שמיועדת ליצירת טפסים אלקטרוניים. מדובר בתוכנה פשוטה יחסית, בעלת הממשק המוכר והנוח של מוצרי אופיס, אך בעלת יכולות נרחבות ומגוונות לבניית טפסים אלקטרוניים, מהלך שעשוי לייעל תהליכי עבודה בארגון או חברה על ידי הפיכת ערימות הניירת לטפסים המנוהלים באופן ממחושב, וגם מביא לחיסכון בנייר – יתרון לא קטן בימים ירוקים אלו. מתחרה איכותית היא תוכנת Acrobat מבית אדובי, שגם היא מאפשרת יצירת טפסים אלקטרוניים, אך היתרון העיקרי של InfoPath מולה הוא הנוחות והפשטות, והעובדה שהיא מגיעה יחד עם שאר מוצרי אופיס, ואין צורך לרכוש רישיון לתוכנה נוספת.
הערה: מדריך זה עוסק בגרסת InfoPath 2007, אך הפעולות המתוארות כמעט זהות בשאר גרסאות אופיס.
בניית טופס
נפתח את התוכנה ונבחר ב"עיצוב תבנית טופס".
נבחר בתבנית של טופס "ריק".
התפריטים בצידו הימני של המסך (משימות העיצוב) הם שולחן העבודה העיקרי שלנו. הסברים עליהם ניתן לראות בתמונה הבאה:
התפריט העליון זהה ברובו לתפריט העליון בשאר התוכנות הקיימות באופיס, מלבד תפריט הכלים עליו כדאי להתעכב.
נבחר בתפריט משימות העיצוב ב"פריסה" וב"טבלה עם כותרת", ונתאים אותה לדרישות (גובה, רוחב, כותרת), וניצור טבלאות מתואמות אישית שתפקידן הוא להגדיר את גבולות הפקדים. כשנסיים ליצור את טבלאות הפריסה ולהזין כותרות נחזור לתפריט משימות עיצוב ונבחר ב"פקדים", נציב את סמן העכבר בתחילת כל שורה ונבחר בפקד המבוקש.
כעת אנחנו רוצים לשנות את מאפייני הפקדים כך שניתן יהיה להזין לתוכם נתונים על פי תבניות מסויימות. בכדי להכנס למאפייני הפקד יש להקליק עליו פעמיים (או לחילופין, להקיש עליו באמצעות הלחצן הימני ולבחור באפשרות האחרונה). אנו נבחר בפקד תיבת הטקסט של "מספר עובד" ונשנה את סוג הנתונים למספר שלם, על מנת שניתן יהיה להזין בו מספרים בלבד.
לאחר מכן נבחר בחלק העליון בקטגוריה "תצוגה" ונגביל את מספר התווים ל-8, בהתאם לאורך מספרי העובד בחברה.
נאשר, ונכנס למאפייני פקד "מחלקה" ונזין נתונים בהתאם לתמונה.
אנו לא רוצים שישלחו את הטופס אחרי שעובד כבר לקח חופש, ולכן נשנה את מאפייני פקד התאריך. נכנס למאפיינים ונבחר ב"אימות נתונים" ואז ב"הוספה" ונפעל לפי התמונה הבאה:
לבסוף, בכדי שהטופס ישלח לכתובת הדואר האלקטרוני של האחראי לטפסים נבחר בלחצן שהוספנו, נכנס ל"מאפיינים" ובפעולה נבחר ב"שלח", נבחר ב"אפשרויות שליחה" ונלחץ על "הוספה".
נמלא את הפרטים בהתאם לדרישות ונלחץ על "הבא". כעת, נלחץ על לחצן הפונקציה ונבחר בשדה שמסמל את מספר העובד על מנת שכל טופס בקשת יציאה לחופשה יקרא על פי שם העובד שביקש אותה. נלחץ על "הבא" עד שהחלונית תסגר. כעת, נלחץ על לחצן "תצוגה מקדימה" בחלקו העליון של המסך על מנת לראות את הטופס כפי שיראו אותו המשתמשים, בשלב הבא נבצע שמירה והפצה של הטופס. במידה ובארגון משתמשים ב-SharePoint ניתן יהיה לפרסם את הטפסים בספריה ייעודית דרך תפריט משימות העיצוב. במידה ולא, ניתן להעלות את הטופס לשרת או לאתר החברה ובכך להפיץ אותו לעובדים (אם בחרנו בפרסום בשרת יש לקבוע סיסמה לעריכת תבנית הטופס). כמו כן, בגרסת InfoPath 2010 נוספה אפשרות נוספת להפצה באמצעות ה-Outlook.
סיכום
ל-InfoPath יש אפשרויות נסתרות רבות ולצערי לא אוכל לכסות את כולן במדריך זה. מיקרוסופט מציעה לנו כלי עם מספר אפשרויות בסיסיות כגון: עיצוב מותנה, מקטעים, תצוגות, כללים, חיבורי נתונים, הגדרת תפקידי משתמש ועוד, שניתן לפתח אותן בקלות יחסית. באמצעות כללים ופונקציות אותם ניתן להגדיר בתוכנה אפשר ליצור טפסים מקצועיים לשימושים שונים בחברה. במדריך זה הנחתי כי תוכנת ה-InfoPath מותקנת לכל משתמש בחברה על המחשב. ראוי לציין כי ניתן ליצור טפסים במצב תאימות לדפדפן, אך חלק מהפונקציות חסומות לשימוש במצב זה.
